当法人は2007年に開設し、大和市と相模原市に3つのクリニック（山本クリニック・相模ライフクリニック・北里大学前ライフクリニック）を展開しています。

“在宅の総合病院を目指す”ことを掲げ、内科、外科、整形外科、精神科、皮膚科、緩和ケア、眼科など多様な診療科をカバーし、多職種のスタッフと連携して訪問診療を行っています。

書類対応が多く、記載漏れや期限遅れ防止などのチェックに時間がかかっていました。レセプト業務では、特定疾患や加算要件の確認など細かい作業が多く、月初から10日間ほどは休日出勤や2〜3時間の残業が当たり前の状態でした。人によって作業手順が異なり、効率化が大きな課題でした。

正直、最初は“RPA”という言葉も知りませんでした。ただ、外部委託という選択肢は考えておらず、“人”に頼るのではなく、“システムで解決する”方法を探していました。そんな中でモレナクを知り、書類作成やレセプトの請求漏れを減らせるのではないかと期待しました。

“RPAって何？怪しくない？自分の仕事がなくなるのでは？”といった不安の声が多かったです。でも、導入によって“どんな働き方ができるようになるのか”を一緒に具体的にイメージしてもらうようにしました。

たとえば、“残業が減ったらどんな時間を過ごしたいか”を話し合ったり、漏れや抜けやすいポイントをカバー出来ればどれくらい効率を図れるか、導入後の有意義な時間の使い方や業務フローを図で見せたりして、“自分たちの仕事がより良くなる”という実感を持てるようにしたんです。そのイメージが共有できたことで、次第に前向きな意見が増えていきました。

まず、居宅療養管理指導書のFAX送信を自動化するロボを、3クリニック同時に導入しました。その後、レセプトサポートロボも導入し、現在はオリジナルロボを含めて約40体のロボが稼働しています。

レセプトチェックや医事文書作成などの作業時間が大幅に短縮されました。以前は一人あたり1日2〜3時間の残業がありましたが、今では1時間程度に収まっています。作成漏れもなくなり、全体の作業スケジュールが安定しました。

人手を増やすのではなく、限られた人数でいかに業務を回すかが一番の課題でした。レセプト期間中は連休があると休日出勤も発生していましたが、導入後はほぼ解消しています。また、人的ミスも大幅に減り、全スタッフが業務全体を把握できるようになりました。

はい。以前は、人によってやり方や癖があったり、経験年数によって業務スピードに差がありましたが、ロボの導入で誰でも同じ精度で処理できるようになりました。まさに、“人を減らすためのシステム”ではなく、“人を活かすための仕組み”です。

レセプトチェック開始から会計カード提出までの期間が1〜2日短縮されました。また、時間の余裕ができたことで、スタッフが電話対応や患者様への応対により丁寧に時間をかけられるようになりました。単なる時間削減ではなく、“気持ちのゆとり”が生まれたのが一番大きいですね。

“とにかく簡単！”でした。RPAというと難しそうな印象がありましたが、実際に使ってみると直感的に操作できました。スタッフも使う前は疑心暗鬼な様子でしたが、すぐに不安がなくなりました。

QUEEN’Sさんのサポートはとても丁寧です。導入前後のフォローや定期的なフィードバック、トラブル対応も迅速で助かっています。現場と一緒に仕組みをつくっていく姿勢に、信頼感がありますね。